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Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

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Bei Besprechungen mit dem Steuerberater kann es immer wieder zu Diskussionen über die Frage kommen, wie Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu behandeln sind. Hierzu können die Ausführungen der Oberfinfanzdirektion Magdeburg vom 21.09.06, S 2137-41 – St 211 und das Urteil des BFH vom 18.01.2011 X R 14/09, veröffentlicht am 06.04.2011  hilfreich sein.

Besteht eine Verpflichtung zur Bildung von Rückstellungen?

Wegen der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von entstandenen Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, so ausdrücklich das  BFH-Urteil vom 19.8.2002, BStBl. II 2003, S. 131, vgl. BC 12/2002, S. XII.

Der 10 jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen vor allem:

Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Unterlagen,
Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 3 AO) sowie
Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b UStG).
Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 3 AO).

Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht.

Bewertung der Rückstellung

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung von Verpflichtungen voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).

Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

Einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen, ggf. Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung, Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden (vgl. auch H 4.7 [Nebenräume] EStH 2005 und das dort genannte BFH-Urteil vom 5.9.1990, BStBl. II, 1991, S. 389, betr. ein Archiv in einem Kellerraum eines Wohnhauses), es sei denn, dies führt zu einem – offenbar – unangemessenen Ergebnis (vgl. auch R 4.2 [6] EStR 2005), Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale, Schränke), anteilige Personalkosten, z.B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht rückstellungsfähig sind

anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG – Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),
die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie
die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Berechnung der Rückstellung

1. Variante:

Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Variante:

Die jährlich anfallenden Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren).

Eine Unterscheidung zwischen den zehn und den sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann i.d.R. aus Vereinfachungsgründen unterbleiben, es sei denn, dies führt zu einem (offenbar) unangemessenen Ergebnis.

Die Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmal an (vgl. Buchst. a); sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.

c) Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung wäre nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO), ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.

Verschiedene Rechenbeispiele sind hierzu aus dem Internet herunterladbar.

Weitere Hinweise:

Die Verwaltungsanweisung der OFD Magdeburg stellt eine konkrete Anleitung für Bilanzierungspraktiker dar. Allerdings ist es danach unzulässig, bestimmte, künftig entstehende Aufwendungen für die Zeit der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen (z.B. künftige Beschaffung von Archivbehältnissen usw.) abzuschätzen und für diese Kosten eine Rückstellung zu bilden. Dies widerspricht dem Charakter „ungewisser Verbindlichkeiten“, deren Bestehen und Bewertung entscheidend von der künftigen Entwicklung abhängen. Andererseits dürfte die zum Teil vergangenheitsorientierte OFD-Anleitung eine erhebliche Erleichterung für Bilanzierungspraktiker darstellen, die Rückstellungen für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen auf der Basis der Istsituation zum jeweiligen Bilanzstichtag zu ermitteln und für den Steuerpflichtigen eine einfache Möglichkeit, seine Verpflichtungen gegenüber dem Fianzamt selbst zu ermitteln und damit in seine Lebensplanung mit einzubeziehen.

Nicht berücksichtigt wurden in der Verwaltungsanweisung die jährlich entstehenden Kosten für Wartung und Pflege der Hard-/Software (z.B. Durchführung von Updates/Releasewechsel) sowie für Lizenzzahlungen; sie sollten eigentlich ebenfalls in die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten einbezogen werden können, sofern sie sich separat ermitteln lassen. Denn nach den seit 1.1.2002 geltenden Vorschriften zur Datenarchivierung (vgl. Graf Kerssenbrock/Riedel, BC 5/2002, S. 109 ff.) haben Unternehmen u.a. elektronische Buchführungsdaten elektronisch auswertbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.

Diese Hinweise ersetzen auch keineswegs das Gespräch mit dem Steuerberater oder dem Fachanwalt für Steuerrecht, der sich mit den Problemen Ihres Einzelfalls befasst und mit Ihnen die geeignete Strategie entwickelt.

 

 

Prüfpflicht für Hausanschlussleitungen für Trink- und Abwasser

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Schock für Hausbesitzer

Landauf, Landab werden derzeit Hausbesitzer von der Mitteilung geschockt, sie seien verpflichtet,  ihre Hausanschlussleitungen bis zum 31.12.2015 auf Dichtheit prüfen zu lassen, ggf. verbunden mit dem  Angebot, diese Prüfungen für Sie durchzuführen.

Wie sind diese Informationen zu bewerten?

Bei neu-oder umverlegten Hausanschlussleitungen sind die Dichtheitsprüfungen im Rahmen der Bautätigkeit vorgenommen worden und sollten in Ihrer privaten Bauakte enthalten sein. Also betrifft es Sie  zunächst nicht, denn diese Maßnahmen entbinden Sie für die nächsten 20 Jahre von der Prüfpflicht, es sei denn, es gibt konkrete Hinweise, dass Ihre Leitung undicht sein könnte. In diesem Fall setzt sich jedoch Ihr Ver- oder Entsorger mit Ihnen in Verbindung.  Sollten Sie in der Vergangenheit Ihre Hausanschlussleitungen einer Dichtheitsprüfung unterzogen haben, so sind Sie für die nachfolgenden 20 Jahre, nach Durchführung der Dichtheitsprüfung, von der Prüfpflicht befreit.

Also bleiben diejenigen übrig, für deren alte Hausanschlussleitungen noch keine Dichtheitsprüfung stattgefunden hat.

Was ist zu tun?

Zunächst sollten Sie die Information zum Anlass nehmen um sich mit Ihrem Ver- oder Entsorger in Verbindung zu setzen. Er kann Ihnen mitteilen, ob Sie die Frist 31.12.2015 beachten müssen, oder ob die für Sie gültige Satzung bereits andere Fristen nennt. Damit wissen Sie genau, wieviel Zeit Ihnen bleibt. Sie können auch nachfragen, ob eine Liste derjenigen Firmen existiert, die diese Leistungen erbringen können, bzw. ob er denjenigen, der Sie angesprochen hat, kennt.

Dann beauftragen Sie eine Firma Ihes Vertrauens mit der Untersuchung. Die Untersuchungsergebnisse einschließlich Befahrungsprotokolle sollten Sie sich unbedingt übergeben lassen, sie sollten auf jeden Fall Bestandteil Ihrer Bauakte werden, genauso wie die Baupläne und sonstiges.

Wenn ein Schaden festgestellt wurde, sollten Sie sich mit Ihrem Ver- und Entsorger in Verbindung setzen und mit ihm absprechen, ob und innerhalb welcher Frist Sie den Schaden beseitigen müssen, ev. hat er auch eine Liste geeigneter Fachfirmen, die solche Tätigkeiten durchführen. Nach Durchführung dieser Arbeiten sollten Sie sich alle Abnahmeprotokolle, Prüfberichte und Nachweise übergeben lassen und zu Ihren Akten nehmen.

Weiterführende Hinweise

Wer sich näher mit dem Thema beschäftigen möchte, den kann ich, beispielhaft für viele andere Städte, auf die Informationen der Stadt Neuss unter  http://www.infrastruktur-neuss.de/fileadmin/downloads/pdf/Flyer_Dichtheitsprüfung_Neuss.pdf  oder die Ausführungen des DWA unter http://www.dwa.de/portale/dwa_master/dwa_master.nsf/C3785AA3F0D20AD0C1257625003E844A/$FILE/DWA-Information_Und-was-macht-Ihr-Hausanschluss.pdf verweisen.

Ich hoffe, Sie ein wenig für dieses Thema sensibilisert, aber auch gleichzeitig Ängste genommen zu haben. Gern beanworte ich Ihre Fragen Ihre Beatrix Schwebig

 

Aufenthaltserlaubnis für Staatsangehörige von Nicht EU-Mitgliedsstaaten

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Ich werde oft gefragt, wie es möglich ist, als Staatsangehöriger eines Landes, das nicht Mitglied der EU ist, in Deutschland zu arbeiten. Diese Fragen wurde mir  nicht nur von Arbeitssuchenden, sondern auch von deutschen Arbeitgebern gestellt. Es ist schwierig, hierauf eine pauschale Antwort zu geben,  da jede Stadt ihre eigenen ausländerrechtlichen Regelungen haben kann, die zu den allgemeinen Regelungen hinzukommen.

Grundsätzliche Hinweise findet man beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge unter  http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Themen/Migration/Auslaenderrecht/03. Bereits die Startseite enthält  wertvolle Hinweise und Links zu den notwendigen Anträgen. Danach muss man sich noch mit denVorgaben der jeweiligen Stadt, in der man arbeiten möchte, befassen.

Es gibt viele Institutionen und Personen, die Ihnen im Einzelfall weiterhelfen können. Gern kann ich, auf den Einzelfall bezogen, weitere Hinweise geben bzw. an mögliche Unterstützer verweisen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihre Beatix Schwebig

Mindestlohn – was tun?

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Mindestlohn – gesetzliche Vorgaben

Ungeachtet der vielen Widerstände gegen dieses Gesetzt ist der gesetzliche Mindestlohn seit dem 01.01.2015 zwingend vorgeschrieben.

Der Mindestlohn kann auch  je Region und Ttätigkeit höher als 8,50€/h ausfallen. Deshalb sollte man sich, immer über die jeweils gültigen Regelungen zum gesetzlichen Mindestlohn für seine Branche und Region informieren. Diese Informationen sind vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales per Internet abrufbar.

Grundsätzlich gilt, dass ein Arbeitgeber  die gesamten Sozialabgaben zu tragen hat, wenn er den Mindestlohn von 8,50 €/h zahlt, unabhängig von der Höhe des monatlichen Einkommens des Arbeitnehmers. Der Mindestlohn von 8,50 €/h gilt für alle Branchen und alle Anstellungsverhältnisse, es sei denn, die Sonderregelungen führen zu einem höheren Mindestlohn.  Demzufolge sind auch Freiberufler, wie Ärzte, Ingenieure und Berater  von dieser gesetzlichen Regelung betroffen.

Mindestlohn – Anwendungshinweise

Da eine Vielzahl von Sachverhalten noch ungeklärt sind bzw. unterschiedliche Interpretationen zulassen, sollte man sich derzeit möglichst genau an die  gesetzlichen Vorgaben halten. Hilfreich sind hierzu die Ausführungen des Ministeriums der Finanzen unter http://www.zoll.de/.

Wegen der viele offenen Fragen werden in naher Zukunft die Gerichte in Anspruch genommen werden. Ich werde Sie darüber auf dem Laufenden halten und stehe für Einzelfragen gern zur Verfügung.

Frohes Fest und ein erfolgreiches, glückliches 2015

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Liebe Leser,
ein interessantes Jahr mit einigen wichtigen Entscheidungen und politischen Ereignissen geht seinem Ende entgegen. Ich möchte mich für die reiche Unterstützung und die vielen, guten Wünsche bedanken und wünsche Ihnen allen ein erholsames, friedvolles Fest und für 2015 das Beste: Glück, Erfolg, Zufriedenheit und Gesundheit.

Ihre Beatrix Schwebig

Weihnachten

Ankündigung: 11. DWA-Workshop „Wartung von Kleinkläranlagen“ am 15.10.2014 in Glauchau

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Heute möchte ich Sie ganz herzlich zum Workshop „Wartung von Kleinkläranlagen“ des DWA, Landesverband Sachsen/Thüringen einladen. Die Veranstaltung findet am 15.10.2014 in Glauchau statt. Nähreres dazu finden Sie unter folgendem Link: http://www.dwa-st.de/veran.html Der Workshop richtet sich an Zweckverbände, Behördenmitarbeiter, Wartungsunternehmen, Ingenieure, Hochschulen und Hersteller. Unter 11_WS_DWA_Programm_Anmeldung_2014 können Sie sich direkt über das Programm informieren und gleich über das Anmeldeformular beim DWA anmelden. Ich würde mich freuen, Sie dort, nicht nur als Referentin, begrüßen zu können. Ich wünsche Ihnen einen wunderbaren Sonnentag!

Ihre Beatrix Schwebig

Anspruch auf Urlaub bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

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Da die Sommerferien fast überall vorbei sind, hat  uns der Alltag  wieder und wir träumen vom nächsten Urlaub. Deshalb möchte ich auf ein Urteil das LAG Berlin-Brandenburg vom 12.06.2014, Pressemitteilung vom 04.08.2014, zum Thema Urlaubsanspruch hinweisen. Danach hat ein Mitarbeiter einer Arztpraxis auch nach Kündigung noch Anspruch auf seinen Urlaub bzw. Urlaubsentgelt, auch wenn er den Urlaub nicht beantragt hat und dieser aufgrund von Fristablauf verfallen ist. Der Arzt wurde erfolgreich zur Zahlung von Urlaubsgeld verklagt. Das Urlaubsgeld wurde nicht als Arbeitsentgelt angesehen, sondern als Schadensersatzanspruch, weil der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nicht nachgekommen ist. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass sein Arbeitnehmer die notwendige Erholung findet und seinen Urlaub nimmt.

Da dies ein Urteil eines Landesarbeitsgerichtes ist, ist zu anzunehmen, dass es Schule macht und auch für andere Arbeitsgerichte und Arbeitsverhältnisse Anwendung findet. Deshalb mein Rat: Überwachen Sie die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter, stellen Sie zu Jahresende fest, wer noch welche Ansprüche hat und fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, den Resturlaub zu nehmen.

Verpflichtung zur Beseitigung von Leitungen auch bei eingetragener Baulast

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Manch einer erwirbt ein Grundstück, das bereits seit langer Zeit genutzt wird und möchte es nach seinen Vorstellungen gestalten. Dabei stellt er fest, dass über sein Grundstück Leitungen verlaufen, die zur Ver- oder Entsorgung von Nachbargrundstücken dienen. Manchmal sind diese Leitungen sogar durch eine öffentliche Baulast gesichert und bestehen mehr als 30 Jahre. Was kann der neue Eigentümer tun? Muss er diese Leitungen dulden und seine Pläne entsprechend anpassen?

Das OLG Oldenburg sagt in seinem Urteil vom 30.01.2014 Az: 1 U 104/13, dass der neue Eigenümer einen Anspruch auf Beseitigung der Leitung hat, auch wenn diese durch eine öffentliche Baulast gesichert ist und bereits seit mehr als 30 Jahren existiert. Dieser Meinung schließen sich mittlerweile auch andere Gerichte an, so dass davon auszugehen ist, dass eine nachhaltige Sicherung einer Leitung nur durch eine Grunddienstbarkeit erfolgen kann und nicht nur durch eine öffentliche Baulast.

Diese Entscheidung zugunsten der Grundstückseigentümer stellt zugleich eine Verpflichtung für Nachbarn und Versorgungsträger dar, Ver-und Entsorgungsleitungen, wenn möglich, nur über öffentliche Verkehrsflächen zu verlegen. Wenn dies nicht möglich ist, sollte in jedem Fall eine Grunddienstbarkeit bestellt werden. Ansonsten kann irgendwann der Fall eintreten, dass ein Grundstück nicht mehr ver- oder entsorgt werden kann.

Natürlich ist die Situation in jedem Einzelfall genau zu beurteilen, aber dennoch sollte man im Vorfeld seiner Planungen, unabhängig ob man Versorgungsunternehmen, Zweckverband oder Grundstückseigentümer ist, vom rechtssichereren Mittel der Grunddienstbarkeit Gebrauch machen. Zwar muss man dem belasteten Grundstückseigentümer  eine Entschädigung für die Nutzung seines Grundstückes zahlen, aber diese  ist  geringer als die späteren Kosten einer Umverlegung. Zudem ist die Versorgungssicherheit gewährleistet, unabhängig von der Person des Nachbarn.

Nicht vergessen: Vorsorgevollmacht erneuern

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Liebe Leser,

kürzlich war ich im Krankenhaus und hörte mit Interesse folgendem Frage-Antwort-Spiel zu:

„Haben Sie eine Vorsorgevollmacht?“ – „Ja.“ – „Haben Sie diese dabei?“ – „Nein.“

Dies erinnerte mich daran: Eine Vorsorgevollmacht sollte man nicht nur besitzen und ggf. dabei haben, man sollte sie auch gelegentlich aktualisieren.

Dabei ist es gleich, ob es sich um eine notarielle Vollmacht handelt, die bei der Bundesnotarkammer o.ä. hinterlegt wurde, oder ob sie nur als selbstgefertigte Volllmacht zuhause liegt: man sollte sie alle Jahre durch die Hinzufügung des aktuellen Datums und der eigenen Unterschrift aktualisieren. Damit dokumentieren wir, dass wir geprüft haben, ob diese Vollmacht noch unserer aktuellen Lebenssituation (Weiterentwicklung der medizinischen Versorgung, Änderung der Lebenssituation etc.) gerecht wird und immer noch unserem Willen entspricht.

Es ist ein kurzer Moment, innezuhalten, um über unser Leben nachzudenken – und die Aktualisierung kann uns und unseren Nächsten im Notfall helfen.

Damit Sie immer gesund bleiben, erhalten Sie noch einen Link zu einem Heilmantra des Dalai Lama: http://www.youtube.com/watch?v=tcjDZRR0xTs

Und wer nicht daran glaubt: Es ist auch einfach mal entspannend, ihm zu zuhören.

Gern beantworte ich Ihre Fragen und wünsche Ihnen noch einen angenehmen Tag!

Ihre Beatrix Schwebig

Stornierung von Flügen durch Reisende: Geld zurück?

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Es ist Reisezeit und ein Urteil geistert durch die Medien: Bei Stornierung von Flugreisen durch den Kunden gibt es den vollen Flugpreis zurück.

Es wird viel über das Urteil des Landgerichts Frankfurt/Main Az: 2 – 24 S 152/13  berichtet. Was steht nun in diesem Urteil?
Das Landgericht gab dem Kläger recht, dass dieser bei einer von ihm verursachten Stornierung Anspruch auf Rückerstattung des Flugpreises hat.

Gegen wen ist dieses Urteil gerichtet?

Es gilt nicht nur für deutsche Airlines, sondern auch für alle Airlines, die von deutschen Flughäfen starten und hier ihre Tickets verkaufen. Im vorligenden Fall handelt es sich um eine italienische Airline, die ihren Sitz in Italien hat.

Inhalt des Urteils

Im Falle einer Stornierung durch den Kunden sind diesem die personenbezogenen Kosten zurückzuerstatten, weil sie im Falle der Nichtinanspruchnahme des Fluges nicht anfallen. Es handelt sich dabei um Kosten für Steuern, Gebühren und Ähnliches. Im vorliegenden Fall entschied das Gericht jedoch, dass der volle Flugpreis zurückzuerstatten sei, weil die Airline nicht nachgewiesen hat, dass der Platz leer geblieben ist.

Fazit

Bei einer Stornierung eines Fluges durch den Fluggast kann dieser zumindest die personenbezogenen Kosten wie Steuern und Gebühren zurückverlangen. Der Flugpreis selbst kann geltend gemacht werden, aber er wird nur dann zurückerstattet, wenn die Airline den Platz anderweitig verkauft hat.  Allerdings hat die Airline Anspruch auf Erstattung ihrer Bearbeitungskosten für die Stornierung. Im Falle einer Stornierung durch den Kunden bleibt dieser nicht auf den gesamten Kosten des Tickets sitzen, sondern nur auf dem eigentlichen Flugpreis und eventuell den Bearbeitungskosten für die Stornierung.

Empfehlung

Trotz des Urteils sollte man sich die Stornierung eines Flugtickets überlegen, da im Regelfall immer Kosten für den Käufer anfallen werden. Wenn man den Flug jedoch stornieren muss, dann lohnt es sich, den Anspruch auf Rückerstattung des Ticketpreises, zumindest soweit es die flexiblen Kosten angeht, gegenüber der Airline geltend zu machen. Im Einzelfall sollte Sie ein Anwalt fachkundig beraten.

Einen wunderschönen, erholsamen Urlaub wünscht Ihnen

Beatrix Schwebig_DSC9877_verkleinert

Ihre Beatrix Schwebig

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