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Monthly Archives: Juli 2015

Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

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Bei Besprechungen mit dem Steuerberater kann es immer wieder zu Diskussionen über die Frage kommen, wie Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu behandeln sind. Hierzu können die Ausführungen der Oberfinfanzdirektion Magdeburg vom 21.09.06, S 2137-41 – St 211 und das Urteil des BFH vom 18.01.2011 X R 14/09, veröffentlicht am 06.04.2011  hilfreich sein.

Besteht eine Verpflichtung zur Bildung von Rückstellungen?

Wegen der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von entstandenen Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, so ausdrücklich das  BFH-Urteil vom 19.8.2002, BStBl. II 2003, S. 131, vgl. BC 12/2002, S. XII.

Der 10 jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen vor allem:

Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Unterlagen,
Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 3 AO) sowie
Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b UStG).
Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 3 AO).

Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht.

Bewertung der Rückstellung

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung von Verpflichtungen voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).

Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

Einmaliger Aufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen, ggf. Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung, Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom). Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden (vgl. auch H 4.7 [Nebenräume] EStH 2005 und das dort genannte BFH-Urteil vom 5.9.1990, BStBl. II, 1991, S. 389, betr. ein Archiv in einem Kellerraum eines Wohnhauses), es sei denn, dies führt zu einem – offenbar – unangemessenen Ergebnis (vgl. auch R 4.2 [6] EStR 2005), Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale, Schränke), anteilige Personalkosten, z.B. für Hausmeister, Reinigung, Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht rückstellungsfähig sind

anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG – Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),
die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie
die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Berechnung der Rückstellung

1. Variante:

Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.

2. Variante:

Die jährlich anfallenden Kosten für einen Archivraum, in dem die Unterlagen aller Jahre aufbewahrt werden, können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren).

Eine Unterscheidung zwischen den zehn und den sechs Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann i.d.R. aus Vereinfachungsgründen unterbleiben, es sei denn, dies führt zu einem (offenbar) unangemessenen Ergebnis.

Die Aufwendungen für die Einlagerung, Mikroverfilmung bzw. Digitalisierung und Datensicherung fallen nur einmal an (vgl. Buchst. a); sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.

c) Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung wäre nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO), ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.

Verschiedene Rechenbeispiele sind hierzu aus dem Internet herunterladbar.

Weitere Hinweise:

Die Verwaltungsanweisung der OFD Magdeburg stellt eine konkrete Anleitung für Bilanzierungspraktiker dar. Allerdings ist es danach unzulässig, bestimmte, künftig entstehende Aufwendungen für die Zeit der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen (z.B. künftige Beschaffung von Archivbehältnissen usw.) abzuschätzen und für diese Kosten eine Rückstellung zu bilden. Dies widerspricht dem Charakter „ungewisser Verbindlichkeiten“, deren Bestehen und Bewertung entscheidend von der künftigen Entwicklung abhängen. Andererseits dürfte die zum Teil vergangenheitsorientierte OFD-Anleitung eine erhebliche Erleichterung für Bilanzierungspraktiker darstellen, die Rückstellungen für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen auf der Basis der Istsituation zum jeweiligen Bilanzstichtag zu ermitteln und für den Steuerpflichtigen eine einfache Möglichkeit, seine Verpflichtungen gegenüber dem Fianzamt selbst zu ermitteln und damit in seine Lebensplanung mit einzubeziehen.

Nicht berücksichtigt wurden in der Verwaltungsanweisung die jährlich entstehenden Kosten für Wartung und Pflege der Hard-/Software (z.B. Durchführung von Updates/Releasewechsel) sowie für Lizenzzahlungen; sie sollten eigentlich ebenfalls in die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten einbezogen werden können, sofern sie sich separat ermitteln lassen. Denn nach den seit 1.1.2002 geltenden Vorschriften zur Datenarchivierung (vgl. Graf Kerssenbrock/Riedel, BC 5/2002, S. 109 ff.) haben Unternehmen u.a. elektronische Buchführungsdaten elektronisch auswertbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten.

Diese Hinweise ersetzen auch keineswegs das Gespräch mit dem Steuerberater oder dem Fachanwalt für Steuerrecht, der sich mit den Problemen Ihres Einzelfalls befasst und mit Ihnen die geeignete Strategie entwickelt.

 

 

Prüfpflicht für Hausanschlussleitungen für Trink- und Abwasser

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Schock für Hausbesitzer

Landauf, Landab werden derzeit Hausbesitzer von der Mitteilung geschockt, sie seien verpflichtet,  ihre Hausanschlussleitungen bis zum 31.12.2015 auf Dichtheit prüfen zu lassen, ggf. verbunden mit dem  Angebot, diese Prüfungen für Sie durchzuführen.

Wie sind diese Informationen zu bewerten?

Bei neu-oder umverlegten Hausanschlussleitungen sind die Dichtheitsprüfungen im Rahmen der Bautätigkeit vorgenommen worden und sollten in Ihrer privaten Bauakte enthalten sein. Also betrifft es Sie  zunächst nicht, denn diese Maßnahmen entbinden Sie für die nächsten 20 Jahre von der Prüfpflicht, es sei denn, es gibt konkrete Hinweise, dass Ihre Leitung undicht sein könnte. In diesem Fall setzt sich jedoch Ihr Ver- oder Entsorger mit Ihnen in Verbindung.  Sollten Sie in der Vergangenheit Ihre Hausanschlussleitungen einer Dichtheitsprüfung unterzogen haben, so sind Sie für die nachfolgenden 20 Jahre, nach Durchführung der Dichtheitsprüfung, von der Prüfpflicht befreit.

Also bleiben diejenigen übrig, für deren alte Hausanschlussleitungen noch keine Dichtheitsprüfung stattgefunden hat.

Was ist zu tun?

Zunächst sollten Sie die Information zum Anlass nehmen um sich mit Ihrem Ver- oder Entsorger in Verbindung zu setzen. Er kann Ihnen mitteilen, ob Sie die Frist 31.12.2015 beachten müssen, oder ob die für Sie gültige Satzung bereits andere Fristen nennt. Damit wissen Sie genau, wieviel Zeit Ihnen bleibt. Sie können auch nachfragen, ob eine Liste derjenigen Firmen existiert, die diese Leistungen erbringen können, bzw. ob er denjenigen, der Sie angesprochen hat, kennt.

Dann beauftragen Sie eine Firma Ihes Vertrauens mit der Untersuchung. Die Untersuchungsergebnisse einschließlich Befahrungsprotokolle sollten Sie sich unbedingt übergeben lassen, sie sollten auf jeden Fall Bestandteil Ihrer Bauakte werden, genauso wie die Baupläne und sonstiges.

Wenn ein Schaden festgestellt wurde, sollten Sie sich mit Ihrem Ver- und Entsorger in Verbindung setzen und mit ihm absprechen, ob und innerhalb welcher Frist Sie den Schaden beseitigen müssen, ev. hat er auch eine Liste geeigneter Fachfirmen, die solche Tätigkeiten durchführen. Nach Durchführung dieser Arbeiten sollten Sie sich alle Abnahmeprotokolle, Prüfberichte und Nachweise übergeben lassen und zu Ihren Akten nehmen.

Weiterführende Hinweise

Wer sich näher mit dem Thema beschäftigen möchte, den kann ich, beispielhaft für viele andere Städte, auf die Informationen der Stadt Neuss unter  http://www.infrastruktur-neuss.de/fileadmin/downloads/pdf/Flyer_Dichtheitsprüfung_Neuss.pdf  oder die Ausführungen des DWA unter http://www.dwa.de/portale/dwa_master/dwa_master.nsf/C3785AA3F0D20AD0C1257625003E844A/$FILE/DWA-Information_Und-was-macht-Ihr-Hausanschluss.pdf verweisen.

Ich hoffe, Sie ein wenig für dieses Thema sensibilisert, aber auch gleichzeitig Ängste genommen zu haben. Gern beanworte ich Ihre Fragen Ihre Beatrix Schwebig

 

Aufenthaltserlaubnis für Staatsangehörige von Nicht EU-Mitgliedsstaaten

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Ich werde oft gefragt, wie es möglich ist, als Staatsangehöriger eines Landes, das nicht Mitglied der EU ist, in Deutschland zu arbeiten. Diese Fragen wurde mir  nicht nur von Arbeitssuchenden, sondern auch von deutschen Arbeitgebern gestellt. Es ist schwierig, hierauf eine pauschale Antwort zu geben,  da jede Stadt ihre eigenen ausländerrechtlichen Regelungen haben kann, die zu den allgemeinen Regelungen hinzukommen.

Grundsätzliche Hinweise findet man beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge unter  http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/FAQs/DE/Themen/Migration/Auslaenderrecht/03. Bereits die Startseite enthält  wertvolle Hinweise und Links zu den notwendigen Anträgen. Danach muss man sich noch mit denVorgaben der jeweiligen Stadt, in der man arbeiten möchte, befassen.

Es gibt viele Institutionen und Personen, die Ihnen im Einzelfall weiterhelfen können. Gern kann ich, auf den Einzelfall bezogen, weitere Hinweise geben bzw. an mögliche Unterstützer verweisen.

Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihre Beatix Schwebig

Treten Sie mit mir in Kontakt Kontakt